28.11.2019

Отдельные вопросы организации совещания в отделе внутренних дел Российской Федерации



Наличие значительного количества публикаций в области организации управленческих решений не снижает вопроса актуальности их роли в модели управления организацией. В статье раскрыта тема управленческих решений в части организации проведения совещаний и влияния данного аспекта на организацию управленческих решений в целом.

В корпоративной культуре основополагающей задачей является деловое общение. Деловое  общение позволяет  наладить контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть внутренние барьеры, преодолеть неприятие того или иного контрагента, достичь поставленного коммерческого  результата. К принципам  делового общения относятся: признание  равенства и неповторимости каждого  из партнеров, признание  существования той или иной истины в каждой озвученной  точке зрения,  взаимное обогащение полученной информацией  участников общения.

«Совещание - это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью  обмена информацией и принятия  коллективного решения по актуальным  для данного коллектива (группы) проблемам».1

Совещание, как правило,  выполняет такие функции, как  передача информации, оценка сложившейся ситуации, реакции сотрудников на поставленные задачи, регулирование  совместных действий, выработка итоговых решений.

Служебные совещания  - один из способов привлечения  сотрудников к непосредственному процессу принятия решений, является одним из инструментов управления причастностью сотрудников к  делам своего подразделения или  организации в целом.

Проведение служебных  совещаний может рассматриваться  как один из способов управления мотивацией сотрудников для выполнения поставленных служебных задач.

Пренебрежение совещаниями  является ошибкой для руководителя при организации деятельности как подразделения, так и организации в целом.  В современных условиях, несомненно, важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Рассмотрим этот вопрос на примере организации совещания в территориальном органе МВД РФ на районном уровне. 

В рамках конкретной организации в зависимости от основной задачи выделяют следующие  виды совещаний:

-  оперативное;

-  инструктивное или информационное;

-  проблемное.

Оперативное совещание проводится для получения  руководством информации о текущем  состоянии дел, принятия оперативных  решений и контроля их использования.

В ОВД оперативное  совещание является одной из форм коллективного рассмотрения текущих  вопросов их деятельности, требующих оперативного решения.        Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в  случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании  руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

Проблемные  совещания  - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение  на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение  инновационных проектов.

Классифицировать совещания можно по различным признакам. Психологами  было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной  датой и часом, являются более  продуктивными. При этом рекомендуется  планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые совещания рекомендуется проводить  как можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.2

Сотрудник, ответственный  за подготовку мероприятия, прежде всего должен  выяснить: 

- цель совещания, 

- основные вопросы  для обсуждения,

- состав участников,         

- место, время  и форму проведения,

- оформление материалов.         

В ОВД  ответственными за подготовку  материалов к заседаниям оперативного совещания являются заместители  начальников ОВД (в соответствии  с распределением обязанностей) либо начальник при рассмотрении  общих вопросов оперативно-служебной деятельности. Предложения для рассмотрения на совещании вносят постоянные члены совещания и иные руководители подразделений. Решение о созыве совещания, месте и сроках его проведения принимает начальник органа. Подготовка  совещания начинается с определения  целесообразности его проведения. Совещание  надо проводить, когда есть необходимость  в обмене информацией, выявлении  мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения  по комплексным вопросам. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения  вопроса по телефону; селекторное  совещание; возможность объединения  с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если организатор все-таки убедится в полезности совещания, его  можно проводить. Итак, решение о  целесообразности проведения совещания принято. Следующим элементом  данного этапа является определение  повестки дня. В повестку дня следует  включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Следует отметить, что ОВД  рекомендуется в целях обеспечения эффективности работы оперативного совещания в повестку дня вносится, как правило, не более трех вопросов.

Организатор  должен очень внимательно подойти  к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так  и качественном составе.

Оптимальным считается такое  количество участников совещания, которое  совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием  является компетентность в вопросах повестки дня.

Качественный  состав. К участию в совещании  должны привлекаться только те должностные  лица, которые наиболее компетентны  в обсуждаемой проблеме.

При проведении оперативного совещания в ОВД принимают участие заместители  начальников ОВД, а также  руководители подразделений ОВД, определенные начальником  ОВД. Также приглашается личный состав подразделения (при необходимости или при подведении итогов служебной деятельности). На заседания оперативного совещания  могут приглашаться руководители местных  исполнительных и распорядительных органов, иных государственных органов, а также общественных объединений. Приглашение на совещание представителей средств массовой информации определяется регламентом и тематикой проведения совещания (если сведения не будут помехой в служебной деятельности или нести в себе элементы государственной тайны). Назначение  дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания  отводится один определенный день в  неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее  время и надлежащим образом подготовиться  к совещанию.

К оперативному совещанию в ОВД подготавливаются следующие материалы:

- справки о  результатах деятельности подразделений  ОВД по рассматриваемому вопросу (далее -  справки);

- информационно-аналитические  материалы;

- проект решения  оперативного совещания.

Справки должны содержать краткое, обстоятельное  и объективное изложение вопроса, оценку организующей роли руководителя подразделения ОВД, осуществляющего  оперативно-служебную деятельность по рассматриваемому вопросу. В проекте решения  оперативного совещания кратко и четко излагается суть вопроса, дается оценка положению дел и  результатам оперативно-служебной деятельности, в том числе организующей роли руководителей соответствующих подразделений ОВД.

Организатор совещания должен тщательно  подготовиться к проведению совещания, ознакомить всех участников с повесткой  дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать  тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его  участники будут надлежащим образом  к нему подготовлены.

В ОВД заседание  оперативного совещания оформляется  в трехдневный срок в виде решения, разрабатываемого ответственным за подготовку оперативного совещания, либо протокола. Протокол  совещания - это первичный официальный  документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими решения. На основании  данного документа руководство  имеет право требовать от сотрудников  выполнения порученных им заданий.

Модель ведения  протокола совещания:

Краткое содержание обсуждаемого вопроса...

Присутствовали...

Отсутствовали...

Копии (кому)....

Повестка...

Тема

СЛУШАЛИ- ВЫСТУПИЛИ- РЕШИЛИ (сообщается, что именно)

Выполнение решения возложено на...

Срок исполнения....

Контроль за исполнением возложен на ...

Организацию исполнения решений оперативного совещания  в ОВД осуществляют определенные решением оперативного совещания должностные  лица.

Фактическое исполнение решений оперативного совещания  подразделениями органа внутренних дел контролируют заместители начальника ОВД (в соответствии с  распределением обязанностей) и начальник  штаба.

Снятие решений  с контроля производится начальником  ОВД после представления  исполнителями информации о выполнении, а в необходимых случаях  - после  рассмотрения итогов выполнения на заседании  оперативного совещания.

При невозможности  выполнить решение оперативного совещания в установленные сроки  исполнитель письменно докладывает  об этом начальнику ОВД с  указанием причин и возможных  сроков исполнения. Рапорт предварительно согласовывается с начальником  штаба (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена,  - с первым заместителем начальника).

Таким образом, оперативное совещание, как специальная  форма деловой коммуникации,  является действенным инструментом коллективного принятия решения или координации действий сотрудников ОВД.

Одно из преимуществ  совещания как инструмента управления в том, что оно обеспечивает лояльность сотрудников к принимаемому решению.

Еще один позитивный аспект совещания  - возможность  быстро получить обратную связь «снизу», узнать о том, что происходит в  компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания проблем  ОВД, отношении к политике высшего руководства и т. д.3

 

Ученые установили, что оптимальная продолжительность  совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40‒45 мин. В случае если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв на 10‒15 мин.  

Начинать  совещание нужно вовремя и  сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например ограничение времени  выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание  с небольшого вступительного слова (3‒5 минут). Оно в решающей степени  определяет успех или неуспех  заседания. В нем надлежит определить: цель собрания и повестку дня; порядок ведения дискуссии; предысторию обсуждаемой проблемы; ее предполагаемые результаты; возможные решения и условия их принятия или отклонения; порядок ведения протокола.

Одним из самых  сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и  графиках.

От оратора  требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Выступающий  должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм.

Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые  - если не знает, что сказать, люфтпаузы  - для выдоха и вдоха, драматические  - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические  - делаются на знаках препинания, мобилизационные  - придают вес сообщению, педагогические  - для лучшего усвоения материала.   

Большое значение имеет и правильность самого изложения  материала. Грамотность, логичность, эмоциональная  окраска  - все это обязательные условия  любого служебного контакта.

Завершающий этап организации и проведения совещания  - это принятие решения и согласование условий его реализации. Решение  на совещании принимается всеми  вместе и каждым в отдельности. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть). Принятие решения складывается из пяти этапов: а) установление контактов; б) определение проблемы; в) определение целей; г) изложение мыслей; д) готовность к действию.

В заключение совещания нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять.     Последняя задача  - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов  собрания.

Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и  плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой  вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

Внеплановые совещания рекомендуется проводить  как можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.

В ОВД плановое оперативное совещание проводится в соответствии с планом-графиком проведения оперативных совещаний (разрабатывается на полугодие), внеплановое -  созывается по поручению начальника. Но совещание  является дорогостоящим мероприятием. Совещание  нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и  принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем  единоличное. Поэтому совещание  идеально там, где необходимо участие  команды в обсуждении проблемы и  поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

Проблемными аспектами  совещания являются различные факторы.

Почти каждому  из нас не раз приходилось участвовать  в различных совещаниях. И, думаю, многие слышали от сослуживцев следующее  высказывание: «Опять совещание, а когда  же работать?». Каждый день в нашей  стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в  качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные  совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество  проводимой работы органами внутренних дел в целом.


 

1. В.И. Андреев. Деловая риторика. - М., ред. 2017. 

2. Ульянов А.Д., Ененков А.В. Организация и проведение служебных совещаний в системе МВД России: учебно-методическое пособие  - М.: Академия управления МВД России, 2017.

3. Коневская О.Ю. Современное состояние управленческой культуры в органах внутренних дел/труды Академии управления МВД России № 1(29) 2014.

 

 

Библиографический список

1.     О полиции: Федеральный закон от 07 февраля 2011 г. № 3-ФЗ (с изм. и доп.). Доступ из справочной информационной системы «Консультант плюс».

2.     О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении  изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации: Федеральный закон РФ от 30 ноября 2011 г. № 342-ФЗ (с изм. и доп.). Доступ СИПС «Консультант Плюс».

3.     О мерах по совершенствованию деятельности органов внутренних дел Российской Федерации: Указ Президента Российской Федерации от 24 декабря 2009 г. № 1468 (в ред. Указ Президента РФ от 01.03.2011 № 254). Доступ из СИПС «Консультант Плюс».

4.     Об утверждении Положения о Министерстве внутренних дел Российской Федерации и Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации  - Указ Президента Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. № 699. Доступ из СИПС «Консультант Плюс».

5.     О некоторых организационных вопросах в структурном построении территориальных органов МВД России: Приказ МВД России № 333-2011 г. (с изм. и доп.). Доступ из СПС СТРАС «Юрист».

6.     Об основах организации ведомственного контроля за деятельностью органов внутренних дел Российской Федерации: Приказ МВД России № 77-2012 г. Доступ из СПС СТРАС «Консультант Плюс».

7.     Об организации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации: Приказ МВД России № 890-2012 г. Доступ из СПС СТРАС «Юрист».

8.     Об утверждении Типового положения о штабе территориального органа Министерства внутренних дел Российской Федерации: Приказ МВД России № 808-2017 г.

9.     Коневская О.Ю. Современное состояние управленческой культуры в органах внутренних дел/труды Академии управления МВД России № 1(29) 2014.

10.  Ульянов А.Д., Ененков А.В. Организация и проведение служебных совещаний в системе МВД России: учебно-методическое -М.: Академия управления МВД России, 2017.

Работа студента кафедры организации деятельности органов внутренних дел командно-штабных учений Академии управления Министерства внутренних дел Российской Федерации (г. Москва) С.С. Воронежского. 

Другие статьи из рубрики «Силовики»

 
г. Обнинск, © ООО «Мак Медиа» 2007 - 2020

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Любое использование материалов сайта в сети Интернет допускается исключительно на сайтах, зарегистрированных как средство массовой информации и только при условии указания названия издания, автора статьи и размещения индексируемой гипертекстовой ссылки на сайт www.pressaobninsk.ru. Использование материалов данного ресурса сайтами, не являющимися СМИ, а также вне сети Интернет возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Контакты | Реклама на сайте | Подписка | Пишите нам



Официальный сайт изданий
Калужской области
Новости Обнинска. Газета Вы и Мы